東ラ研タスク管理分科会に参加して来ました!

東京ライフハック研究会の分科会であるタスク管理分科会に参加して来ました!

大まかな流れとして、自己紹介後にLTが3件、休憩を挟んでグループワーク…という流れ。以下、簡単にレポートを。

LT:Nozbeを使ってみよう

LTの三本目に「Nozbeを使ってみよう!」と題してプレゼンさせていただきました(途中、順番勘違いしてご迷惑おかけしましたorz )。

前半にNozbeの簡単な紹介、後半にEvernoteやGoogleカレンダーと連携する際のポイント…という構成。

5分で20枚強という多めの資料、しかも慣れないLTに望んだ結果…

時間足りませんでした。

まあ、1番話したかったabrAsusメモ帳との連携ハックがギリギリ言えたので良かったです。

昨日も貼りましたが、一応、改めて。

ダウンロード用に ≫ PDFファイル:第1回東ラ研タスク管理分科会_LT資料_公開用

Ustream中継されたLT動画はこちらになります。 ≫ 第1回タスク管理分科会のUstream

MoyoriさんのOutlookを利用したタスク管理手法、ヨシナさんの3つの顔(ライフスタイル)に応じたタスク管理手法も非常に濃いプレゼンでした!

グループワーク

後半のグループワークは、タスク管理でうまくいった事・うまくいかせたい事を言い合って、その中で良かったものをシェアするという流れです。

僕が提示したものは、タスクの大掛かりな棚卸し。

タスクが増えすぎて管理そのものが手に負えない!

なんて状態になったときの対処法。…まあ、こんな状況を生むのは管理手法そのものがよくなかったせいなんですがw

参考までにご紹介します。

  1. 普段のタスク量にもよりますが、1時間以上は考えた方が無難です。
  2. 今あるタスクリストをバックアップ、または印刷します。できれば印刷。
  3. タスクリストを全部消します。
  4. 普段の資料やメモを元に、やるべき事を登録し直します。この時、バックアップに保存したリストはまだ見ない事。
  5. 一通り出しきったら、バックアップ用のタスクリストをザッと見て、必須(やらなければならないもの)だけを書き出します。
  6. 残りのタスクは捨てます。捨てるのがどうしても不安なら、Evernoteのアーカイブ用ノートブックにでも沈めておきます。

これで、重要性も緊急性も低いタスクを切り捨てて整理することができます。

…と、長々と書きましたが、要はGTDの収集ステップをやり直すわけです。最初に1時間以上は必要と書いたのは、収集をじっくり行うためのもの。

あまり頻繁にやるべき整理方法ではありませんが、どうでもいいタスクが増え過ぎて収拾がつかない状態の時はお試しください!

その他、全体での共有時には、

  • アナログ派の奥さんにデジタルツールでのタスク管理を浸透させるコツ
  • タスクシュートをカスタマイズして使う
  • 新しいツールを取り入れるのが難しい環境向けに、メールベースで誰もが取り組みやすい管理手法

…などなど。様々な手法が飛び出していました。


以上、あっという間の2時間半。予想以上にタスク管理の手法が様々で、学ぶ所も多数ありました。

個人的な反省は…LTの順番間違って迷惑かけてしまった事と、資料作り過ぎてプレゼンしきれなかった事でしょうか…。また次回のLTに向けて頑張りますw

あと、会の主催側として気づいた点と言えば、自己紹介の際に設定した「私にとってのタスク管理とは?」というテーマと、グループワークでの「タスク管理でうまくいった・いかせたい事」という項目がちょっと被ってしまった点。

もっとも、ダブってしまって時間の無駄と捉えるか、2回話せる事で理解しやすくなると捉えるか、難しいところですが…。このあたりも今後の運営に活かしていきたいところです。

編集後記

Beckさんと話してて、「もう1個、研究用のブログ書いてるの知らなかった!RSSで流してくれないから!」みたいなこと言われてしまったので、ここで簡単に書いてみます。

医療シミュレーション研究者のブログ」。日々の活動メモや学会などでの発表資料をUPしてます。