プロジェクト管理とタスク管理を切り分けたら、「その日のタスク」にフォーカスしやすくなった

タスク管理≠プロジェクト管理

佐々木正悟さんの書籍。

toodledo、OmniFocusといったツールを使いながらのタスク管理術を紹介されていますが、一番のポイントはそれぞれの使い方と言うより、全体としての「タスク管理システム」の提案、特に「プロジェクト管理とタスク管理のツールを区分する」事にあると思います。

実際にこのやり方に移行してから2週間以上経ちますが、確かにプロジェクト管理ツールからタスク管理ツールに転記する手間は発生しますが、全体のマネジメントはしやすくなったと思います。その理由として、プロジェクト管理をNozbeからOmniFocusに変更し、さらにタスク管理とプロジェクト管理のツールを分けた事で、「ルーチンタスクや後で始める予定のタスクでリストが埋まってしまう状況を回避できる」事です。

例えば、年度末のこの時期だと「4月以降、来年度からの企画として実施しよう」というプロジェクトがいくつか出てきます。こうしたプロジェクトは登録こそしておきますが、実際には開始しない(開始できない)ため、ある時期まで放置する事になります。これが続くと、リストがだんだん膨れあがってきます。

本来は開始日でフィルタリングできれば良いのですが、Nozbeでは「開始日」のセッティングができないので「いつかやる」プロジェクトを作って無理矢理管理していました。OmniFocusではプロジェクトの状態管理が細かく指定できるため、Nozbeの頃より柔軟にプロジェクト管理が可能になっています。

そして、「その日のタスク」を管理するツールを別に用意した事で1日のタスクによりフォーカスしやすくなり、全体の見通しもしやすくなったという利点ができました。タスク管理とプロジェクト管理を一度切り離して統合し直した事で、全体がだいぶスッキリしたと思います。

OmniFocus上でタスクシュートっぽい使い方できたらなぁ・・とか、OmniPlan(ガントチャートでの管理)とも連携して、使いこなせたらなぁ・・という考えもありますが、とりあえずしばらくはOmniFocusにどっぷり浸かってみます。

ちなみに、Nozbeですが全く使わなくなったわけではなく、現在は「チェックリストおよびルーチンタスクの管理ツール」として利用中。長くなってきたので、こちらは後ほど。

OmniFocus使い分け

OmniFocus App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥6,900

OmniFocus for iPhone App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥1,700

OmniFocus for iPad App
カテゴリ: 仕事効率化
価格: ¥3,450

OmniFocusはちょっとお高いですが、上記全部(Mac版、iPhone版、iPad版)買ってしまいました。使い分けとして、

Mac版:普段の仕事をしながらの利用。
iPhone版:主に外出中に。
iPad版:家で。特に週次レビューなどには、レビューモードが大活躍。

という感じ。

編集後記

10ヶ月も間空けるな、自分。・・ということで、近況報告いろいろ。

  • マインドマップフェロー、およびマインドマップアドバイザーの資格を取得しました。・・権利関係色々ありますが。
  • 2011年度後期から、熊本大学大学院 教授システム学専攻で科目等履修生としてお勉強してます。2012年度も継続予定。
  • AHA(アメリカ心臓協会)のBLS(Basic Life Support, 一言で言えば心肺蘇生法の基礎)に関してインストラクター取りました。

ブログデザインもちょと直さないとな。。