Googleカレンダーでタスク管理：雰囲気をつかんでみた
昨日の朝行ったCLAのリーダー会で、「ＣＬＡの各プロジェクトが一目で分かるスケジュール表がほしい。」という意見が出ていたので、ネタ探し。まずはGoogleカレンダーを少しテストしてみました。やや内輪向け（？）かもしれませんが、一応目を通していただけると嬉しいです（笑）。
まず結論。
「各プロジェクトが一目で分かるスケジュール表」という希望に対しては、「おおむね良好、ただし個々人がアカウントを取った方が便利」という感じ。
Googleカレンダーでは、複数のカレンダー（各プロジェクトごとの予定表に相当）を重ねて表示させることで、混み合った予定の管理も可能となっています。ちょうど、イラスト系ソフトでレイヤーを指定しながら編集するようなイメージですね。また、各カレンダーはメンバー間（指定したメンバー間）で共有できたりもするので、これを利用すると結構便利に使えるかも。
プロジェクトを管理していく中で一番の課題は、レイヤーとなるカレンダーを何枚、どのように作成するかという点。作るのは面倒ですが、使い勝手だけを考えると…各プロジェクトカレンダー、およびその担当者それぞれのタスクカレンダーを1枚ずつご丁寧に作ってしまう方法が最も単純かつ効果的のように思えます。例えば次のように。
- プロジェクト１のカレンダー
- Aさんのタスクカレンダー
- Bさんのタスクカレンダー
- プロジェクト2のカレンダー
- Aさんのタスクカレンダー
- Cさんのタスクカレンダー
一度このように区切ってしまうと、様々の立場から、応用が効きます。例えば以下のような感じでしょうか。
- Aさん個人の立場
- 組織全体の動き
- プロジェクトリーダー
プライベートの予定と、自分の関わるプロジェクト2つのカレンダーを重ねてみる
プロジェクト全体の方向性を示すカレンダーのみを重ねて流れをつかむ
担当者分すべてを重ねることで、プロジェクトの動向が把握できる
さらにおまけとして、例えばイベント開催日時だけまとめたカレンダーを作成して、Google検索にも引っかかるレベルで共有化（全世界に向けて公開）としておけば、ちょっとした宣伝効果も期待できます（笑）。
ただし、オンラインカレンダーなので、ネットが繋がらないと動きません。印刷機能はあるので、手帳に挟むなり胸ポケットにしまうなりして、持ち歩く必要はありそうです。
……さて、図がほとんどなくて読みづらかったと思います（汗）。自分としてももう一度まとめ直したいので頑張ってみますが、とりあえずはITmedia Biz.IDさんの記事に頼ります（苦笑）。
「日本語化されたGoogleカレンダーを使ってみました」
「Googleカレンダーのリマインダー機能を活用しよう」
「もっと便利にGoogleカレンダーを使う7つのTips」
「Remember The MilkのタスクがGoogleカレンダーに表示可能に」
（こんな使い方もできます）
欲を言えば、カレンダーそのものはオフラインで（PCにインストールして）操作できて、共有機能が付いてる……という形だったら、申し分ないんですが＾＾；
編集後記
今月～来月のセミナーに向けて、名刺の印刷してみました。今までは手作業だったのですが、今回は業者に丸投げ。自分の原稿よりもよっぽどきれいな物が仕上がって、ちょっと感激です（笑）。