作業効率をUPする「仕組み」作り（「仕組み」仕事術）

2008年3月23日

泉正人さんの『「仕組み」仕事術』。本書で扱っている「仕組み」というのは、「誰が、いつ、何度やっても、同じ成果が出せるシステム」のことです。チームで作業をするときも、個人でルーチンワークをこなしているときも、役立つものとなります。

作業系の仕組み作り

「考える系」と「作業系」、大きく分けて2種類の仕事があります。この中で「作業系」（メール処理、経理、調理など）の効率を少しでも高めるために必要なものが「仕組み」というわけです。仕組み作りによる利点も色々ありますが、最も大きなものは「考える必要のないことに時間をとられずに済む」という点でしょう。

初めて出張するとき、「必要なものはなんだろう」と考える。そして2ヶ月後、忘れた頃にまた出張。さて、何が必要だったっけか…とまた考える。

例えばこんな時。自分なりの必要なものがあるはずだし、一回目は考える必要もあります。でも、二回目、三回目…と回数を重ねたときまで、考えるのは時間がちょっと無駄になります。この例で言えば、「チェックリスト」という仕組みによって時間を短縮できるわけですね。

タイムマネジメントとストレスフリー、両者につながる仕組み術です。

考える系の仕組み

本書では「作業系」について特化していますが、考える系についてもある程度は仕組みを作ることができます。いわゆる「フレームワーク」なんかがその例。考えることそのものを仕組み化するのは困難でも、考える方向性なら仕組みにできます。

• 論文から文献メモを作るときの着眼点
• 商品開発で気を付けるポイント
• アンケートを整理する時に必要な軸

など。広い意味ではこれもチェックリストと言えますし、一種の「仕組み」と考えるのもよさそうです。しっかりしたフレームワークを作り上げることで、他人の作業だけでなく、自分自身が行う作業も効率化されます。日常的に行っているタスクから2，3選んで、簡単な仕組み作りに取り組んでみると面白いかも。

ブログを書くための仕組みなんていうのも…あった方がいいんでしょうね…（to 自分）。

編集後記

日曜にSC講座が入ると、タスク整理の時間がそのまま後ろに倒れてきます。…やっぱり週に1日くらいは空きが欲しいですね（涙）。