バタバタしないで済む! 期日を守れるようになる14の方法

久しぶりに記事紹介。FreelanceSwitchより、「14 Essential Tips for Meeting a Deadline」。気づいたら〆切に追われっぱなし…そんな経験、ありませんか?!そんな思いをしないで済むようにするための14Tipsです。

ちなみに、僕が今こんな記事を読んでいると言うことは…(笑)。

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14項目を簡単にまとめていきます。

1. 〆切に気を配る

最も重要、かつ手を抜いている人が多い項目。この部分を守れるだけでも大きく変わってきます。

2. プロジェクトリスト・〆切リストを持ち歩く

〆切を書き出して、何をいつまでにやるのか、いつでも確認できるようにしておく。

3. 正確な〆切について連絡しておく

あいまいな〆切(来週くらいまで、とか)ではなく、「○日の何時まで」と明確な〆切を指定。相手からしっかりと指定されなかったら、こちらから確認するくらいに。

4. 余裕を持って仕事する

そのプロジェクトがどのくらいで終わるのか見積もって、何かあったときでも余裕を持てる日程を組む。〆切を守りやすくなる、ということに加えて、早く終われば相手に喜んでもらえる、という利点も。

5. 明確なゴールを持つ

最終的な目的・ゴールを明確にして、意識を共有しておく。これを怠ると、余計な手直しが増えたりして時間が無駄にかかります。

6. プロジェクトを分解する

プロジェクトを行うに当たっては基本的な考え方。小さなステップに分割して、少しずつ行っていく。分割しても難しそうなら、さらに分割。無理せずできるサイズまで区切ること。

7. 「まず最初にやること」に注目。

プロジェクトの分割が終わったら、「次にやること」一つに集中して、他のことは一端忘れる。一個ずつ集中して片づけること。

8. 時間をしっかり確保しておく(余計な仕事を入れない)

この時間には作業をやる、というスケジュールをしっかりと組んでおく。こうしておかないと、次から次へと予定が入って予定を延期してしまい、最終的にスケジュールに追われることに。

9. それぞれの作業に日付を。

作業項目を細かく分けたら、それらの一つ一つに「いつまでに終わらせる」という日付を入れておくこと。どの項目は急ぐ必要があるか、どの項目は少し余裕を持って行えるか…ということを見渡す意味でも重要。

10. 常に(仲間や上司と)連絡を取り合う

一つ一つの細かいタスクが終わったら、常に連絡を取る。進捗状況を伝えることで、フィードバックが得られることも多々ある。間違った方向で作業をしていた場合には、早めに知ることで対処も楽に。

11. 約束しすぎない(詰め込まない)

〆切が守れなくなる一つの大きな原因は、予定の詰め込みすぎ。時間的に無理な仕事に対しては「No」と言うことも重要。

12. 失敗から学ぼう

〆切を守れなかった場合は、なぜそのような自体が起こってしまったのか、今後それを避けるにはどうしたらよいのか、ちょっと時間を取って考えてみる。

13. 遅くまで起きる

日程的に厳しい時は、その〆切が守れるくらいまで起きて作業をすることも重要。

14. 交渉。第二の〆切も決めておく。

(予定を詰め込みすぎて)どうやっても〆切を守れないときは、早めに連絡して次の〆切を決めてもらう。何も言わずに〆切を伸ばすよりはこの方がよい。

ただし、二度も〆切を守れなくなると信用問題に関わってくるので、その点は心して…。

創造のタネ

〆切を守るための手法…ですが、GTDにも共通する部分がいくつかあります。たとえば、スケジュールを一つにまとめて持ち歩くこと、プロジェクトは細かく分割すること、一つ一つのタスクに集中しながら作業を進めること、など。

一つ一つの作業に着目して確実にこなしていくこと、予定を無理に詰め込みすぎないこと…特にこの辺が重要でしょうかね。スケジュール管理をしっかり行っていないと、「まだ余裕がある」と考えて新しい仕事を入れてしまって、気づいたら許容量をオーバーしていた…なんていうことも充分ありますので、ご注意を(苦笑)。

まずはタスクを一通り書き出すことから初めてみるとよいかも(と、GTDを進めてみます)。

編集後記

冒頭でちょっと触れましたが…スケジュールはなんとか守れそうな予感です(苦笑)。ちょっと疲れはたまりますがorz