目指せストレスフリー!GoogleノートブックでGTD:自分なりに改良してみました

Lifehackerより、「Getting Things Done with Google Notebook」。GW中に出た記事ということもあって、Forgot the Milk.さんなどでも「超強力GTDツール、GoogleノートブックでGTDを実践する方法」として取り上げられています。

ということで、いまさら感もあるのですが…自分なりにちょっと改良してみたところもあるので、今日はこの記事を。記事そのものの翻訳は他力本願として(ぉぃ)、GTDの手法&自己流の改良点をメインに触れてみます。

少々長くなりますが、お付き合い下さい。

GTDの流れをざっと復習

GTD(Getting Things Done)。タイムマネジメントやTipsの様な仕事術ではなく、「頭を問題解決に集中して使えるようにするための大きな枠組み」くらいにとらえてみるといいかもしれません。

GTDで行うことを大雑把に見渡してみると、こんな感じ。

1.収集

まずはここが重要。頭の中にある「やらなければいけないこと」「やりたいこと(夢、なんかも含めて)」を、ひたすら紙に書き出します。この段階ではカテゴリー分けなど考えないで、とにかく頭を揺さぶって、タスクリストを全て紙に出す勢いで。

特に、初めてやるときや途中でサボったりしたときなんかは、ここに2,3時間くらいかけてみるのが効果的です。つい忘れていたこと(でも、頭のどこかでは覚えようと頑張っていたこと)なんかがすべて書き出されると、かなり頭が軽くなります。

「もう何も出てこない!」と思って、さらに15分くらい何も出てこなくなるくらいまで、頑張るのが吉。…時間はかかりますけど、効果はあります。

2.仕分け

タスクを書き出して一息したら、次はそれぞれを分類していきます。ここでは詳細を省きますが(詳しくはITmedia.BizIDの連載などを参照)、この辺からGoogleノートブックの出番です。

3.レビュー

最低でも週に一回、物によっては毎日、タスクリストを見直します。この作業があるからこそ、常にタスクを参照する機会ができ、頭の中に余計なものを記憶しないで済むわけですね。

レビューを行うときは、新たに発生したタスクの洗い出し・分類作業も行います。とにかく週に一回のレビュー(週次レビュー)を行って、頭の中にタスクリストを残さないようにすることが肝心です。

工夫してみた点

さて、それではGoogleノートブックをどのように使うか、ですが…自分ではこんな風にしてみました。

gtd_googlenote.png

GTDにおける分類、InboxやNextActionといったものをそれぞれ1冊のノートブックとして作成することで、カテゴライズを容易にするわけです。特にProjectsに関しては、セクション分け機能を使うことでタスク分割が見やすくなります。

今回の区分では、DailyやらDoneやら、あまり見ないようなものも入れてあります。

Daily

Dailyは習慣的に行えるようにしたいもの(早起きとか、ジム通いとか)を入れておくもの。自分の体に染みついてきた頃を見計らって、タスクをゴミ箱に突っ込みます。3週間くらいで染みついてくれるんでしょうかね~…。

Done

Doneは特にプロジェクト関係のものについて、タスクが一個終わるごとに放り込んでおく場所。これは、プロジェクトが最後まで終わったとき、レポート作成なり反省なりを行う際、(役に立つ、立たないを問わず)行ったタスクリストが残っている方が助かるため、です。

以前に読んだ畑村さんの「技術の伝え方」にも書かれていたことですが、技術や知識の伝達においては「図面(=最終的な完成図)」ではなく「裏図面(=試行錯誤の過程などをできる限り残したもの)」」を伝える事が重要です。一連のタスクリストが(試行錯誤を含めて)残っていることで、このような暗黙知も記録しやすくなると思ってます。

最後に

以上、ざっとGoogleノートブックによるGTDを流してみました。別にGoogleノートブックにとらわれずとも、「自分が使いやすいと思うツールで行う」ならばそれが最適です。ツールの使い方に振り回されるのは逆効果になってしまうので…。。

今まで使ったことがあるツールを見直してみると…GmailとかThunderbird2.0(タグでメールを区分)、Scrapbook(Firefox用)や紙copiのようなスクラップ作成ソフトも応用できそうです。TAGるメモXTMemoあたりも使えるとは思いますが、Webとの連携という観点ではちょっと弱い…かな。

参考までに…自分がGoogleノートブックに移行した理由は、

  • Googleカレンダーとの連携
  • InboxやReferenceの共有機能
  • Google Docsとの連携(印刷&文章編集の容易さ)
  • ブラウザ上=Web情報をInboxやReferenceに入れやすい

などです。ちょっと改良してみたり、色々試してみて、自分なりのGTDを見つけられたらいいですね

最後におまけ:GTD本を2冊ほど。

Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity

ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則

編集後記

ほんのちょっとだけCSS追記して、H3タグに加えてH4タグを登場させました。他、少し隙間を広く。見やすくなったかな~。