ビジネスメールセミナーの再受講にいってきました
平野友朗さんによる、ビジネスメールのコミュニケーション講座。今回はJカレッジスタッフの友人を誘いつつ、再受講してきました。
半年ぶりに受講すると頭からすっかり抜けていた所もあり…よい復習となりました。2点、ちょっとした感想を取り上げておきます。
Gmailを使ったストレージ
送信メールをBCCで自分のGmailに送る。受信メールを自動的にGmailへ転送する。この二つの設定ができれば、自分のメールバックアップとしてGmailを使うことが可能になります。
さすがに普段送信するメールもGmailにしてしまうと、「この人は重要な話もフリーメールで済まそうとするのか」とマイナスイメージになりかねませんので、その辺は気を付ける必要があります。
参考までに…自分の中では、
- 送受信は原則、大学のメールor独自ドメインメール
- Gmailはバックアップ&メルマガを中心
- アドエスなどを使って外からメールを送るときは、臨時でGmail経由
と分けて使用しています。
添付ファイルの件
メールへの添付ファイル。容量が大きすぎるものを添付しない、特殊な形式で保存したファイルを送信しない…といった基本的なマナーの中で、「保存形式」についてちょっと触れておきます。
Microsoftオフィスでファイル保存する際、オフィス2007を使うとdocxやxslx、pptxといった形式で保存されます。これは2007以前のオフィスを使っていると開くことができません。
もちろんMicrosoftの配布するパッチを充てたりすれば読み込むことはできますが、これはあくまで「相手に余計な手間をかけさせる」ことになります。
まだ2007シリーズのオフィスを使っていない方も多いかと思いますし、個人的にはあとしばらくは（1年くらい…でしょうか？）旧形式での保存を心がけるといいかな、と考えています。
創造のタネ
「読み手のことを思って書く」のは、メールに限らず文章を作るときは常に考えるべきことになります。情報の内容に気を使うのはもちろん大事ですが、まずはその前提として「伝え方そのもの」が注意事項です。
一日10通程度のメールしか扱わないならばそこまで体裁を気にしなくても読んでもらえたと思いますが、今や100通を越えるメール処理もザラです。文字通り桁違いのメールと付き合う必要も出てきています。
そんな大量の（しかも、スパムも数多く含まれている）メールを処理している中に一通送るわけです。せめて受け取った相手が少しでも気持ちよく読めるような心遣いは加えておきたいですよね。
「マナーです」と一言で済ますこともできますが、それ以前に「相手にメール処理の時間を割いてもらっている」と考えることも大切。相手の立場にたったメール作成できたら、その中身も自然と読みやすいものになると思います。
編集後記
連休です。少し体を休めて来週に備えられるようにします＾＾；